عندما شاهدنا لأول مرة مؤسسًا فقد موظفًا بسبب عدم تذكر أحدهم إرسال خطاب العرض، كانت الجدول الزمني يتكون بالفعل من 600 صف. لقد كانت الوظيفة مفتوحة لمدة 51 يومًا. لقد أجرت ثلاثة مهندسين مقابلات مع المرشح. اثنان قالا نعم، وواحد قال ربما، وكان من قال ربما هو الرئيس التنفيذي، الذي كان لديه السلطة لتقديم عرض ولكن ليس لديه الوقت لمتابعته. حصل المرشح على عرض منافس في اليوم 52. لم يفشل "نظام" التوظيف. لم يكن موجودًا أبدًا.
ما هو نظام التوظيف القابل للتوسع
نظام التوظيف القابل للتوسع هو مجموعة القرارات، وسير العمل، وهياكل البيانات التي تسمح للشركة بتوظيف المزيد من الأشخاص، بسرعة، مع تقليل التباين في الجودة، مع زيادة عدد الموظفين. ليست هناك حاجة لبرامج، رغم أن البرمجيات جزء من هذا. إنه الطبقة التشغيلية التي تحول المرشحين الواردين إلى عروض مقدمة دون الاعتماد على ذاكرة شخص واحد. السبب الرئيسي الذي يجعل معظم الشركات الناشئة تتعطل في عامها الثاني من النمو ليس نقص المواهب في السوق. بل هو أن عملية التوظيف التي يقودها المؤسسون، والتي عملت عندما كان عدد الموظفين 8، تتوقف عن العمل عندما يصبح العدد 25. يسأل كل محاور أسئلة مختلفة. يستخدم كل مدير توظيف تعريفًا مختلفًا لجملة "نعم قوية". تسرب الأنابيب. ينتظر المرشحون المتميزون 9 أيام للمتابعة ويقبلون عرضًا منافسًا. بناء نظام توظيف قابل للتوسع يعني تحديد الهيكل مرة واحدة بحيث لا يتطلب التوظيف في الـ 100 وظيفة التالية إعادة اختراع العملية لكل دور. هنا أيضًا تصطدم الشركة الناشئة بالمتاعب: يجب أن يكون النظام خفيف الوزن بما يكفي ليستخدمه المؤسسون فعليًا، وصارمًا بما يكفي ليكون البيانات التي ينتجها جديرة بالتحليل.
لماذا الأنظمة تتفوق على البطولات
النتائج في التوظيف التي تعتمد على البطولات لا تتراكم. الشريك في التوظيف الذي يقوم شخصيًا بمراجعة 200 سيرة ذاتية لدور واحد لا يمكنه فعل ذلك لعشرة أدوار. النظام، على النقيض من ذلك، يتحسن كلما استخدمته أكثر. كل جولة من التوظيف تنتج إشارة يمكنك إعادتها: أي أسئلة المقابلة توقعت الأداء بشكل فعال، وما هي المصادر التي قدمت توظيفات استمرت، وأي مراحل كانت لديها أكبر نسبة تسرب. على مدى 12 شهرًا، ستقوم الشركة الناشئة التي تستخدم نظامًا منظمًا بتوظيف المزيد من العاملين من الشركة الناشئة التي تعمل على الكاريزما، حتى مع نفس الميزانية.
أربعة عوامل أساسية يحتاجها كل مؤسس
يحتوي نظام التوظيف القابل للتطبيق على أربعة أجزاء: تعريف الدور المكتوب، أنبوب منظم، مقياس تقييم، وبروتوكول قرار. كل منها ممل. كل منها إلزامي. تخطي أي منها ينتج عنه فشل حيث يكون الجميع مشغولين ولا يتحرك شيء. تعريف الدور هو مستند من صفحة واحدة يغطي النتيجة التي يكون التوظيف مسؤولًا عنها، وثلاثة أشياء يجب أن تكون صحيحة عن الشخص، والمستبعدين. الأنبوب المنظم هو مجموعة الأسماء لمراحل كل مرشح ينتقل خلالها، مع مالك لكل مرحلة ووقت مستهدف. مقياس التقييم هو مجموعة المعايير القياسية التي يتم تقييمها في كل مرحلة، مع درجة من 1-5 وتبرير مكتوب. بروتوكول القرار هو القاعدة لما يحدث بعد الجولة الأخيرة: من لديه سلطات نعم/لا، ما هو الحد الأدنى لتقديم عرض، وكيفية حل النزاعات. إذا تم القيام بذلك بشكل جيد، فإن هذا يناسب صفحة واحدة في Notion لكل دور.
ما المدة التي يجب أن تستغرقها كل مرحلة؟
وفقًا لأبحاث المقاييس من SHRM، فإن متوسط الوقت لتعبئة وظيفة هو 42 يومًا. بالنسبة لشركة ناشئة من 50 شخصًا، يعتبر ذلك بطيئًا للغاية. نوصي بحد أقصى 21 يومًا من تقديم الطلب حتى عرض للمناصب غير التنفيذية، مع أهداف على مستوى المرحلة: مراجعة السيرة الذاتية في غضون 48 ساعة، فحص المجندين في غضون 5 أيام عمل، تقييم تقني في غضون 7 أيام، في الموقع في غضون 10 أيام، قرار في غضون يومين من الزيارة في الموقع. إذا كانت إحدى المراحل تتجاوز الوقت باستمرار، فإن الزجاجة عادةً ما تكون مشكلة تقويم، وليس مشكلة في المرشح.
ما الذي علمتنا إياه نظام توصيات أمازون بشأن تصنيف المرشحين
قبل بناء CurriculoATS، قضى مؤسسنا ديف سنوات في أمازون يعمل على أنظمة البحث والتوصية. الدرس غير الواضح من هذا العمل: تصنيف الجودة أهم من الاسترجاع. لا يحتاج أمازون إلى العثور على كل منتج محتمل ذي صلة لاستعلام. يحتاج إلى أن تكون المنتجات الثلاثة الأولى ممتازة. يعمل التوظيف بنفس الطريقة. لا تحتاج الشركة الناشئة التي لديها دور مفتوح واحد و300 طلب إلى قراءة كل 300. تحتاج إلى أن يكون الـ 8 الأوائل قريبة من "نعم" من مكالمة الهاتف. تقوم معظم منصات ATS بتحسين المقياس الخطأ. إنها تظهر لك الجميع، مرتبة حسب تاريخ الطلب، مع تسليط الضوء على الكلمات الرئيسية. ذلك هو الاسترجاع، وليس التصنيف. تقوم CurriculoATS بتحسين التصنيف. نفس نهج التقييم المتعدد الإشارات الذي يصنف نتائج البحث، مع مراعاة الصلة، إشارات الجودة، والأنماط التاريخية، ينطبق تقريبًا مباشرة على تقييم المرشحين. نقوم بتصنيف المرشحين على أربعة إشارات: الإنجازات الكمية، صلة الخبرة، مسار الحياة المهنية، وتوافق المهارات. النتيجة هي مجموعة مركبة من 0 إلى 100 بالإضافة إلى فقرة تفسير مكتوبة تشرح النتيجة. يقرأ المؤسس الـ 8 الأوائل وينتهي من الفحص في 30 دقيقة بدلاً من 4 ساعات.
ما هي الإشارات التي يحتاجها نظام التوظيف تتبعها فعليًا؟
هناك ثلاثة مهمة. أولاً، معدل التحويل حسب المرحلة، مما يخبرك أين تتسرب الأنبوب. ثانيًا، الوقت في المرحلة، مما يخبرك أين القرارات بطيئة. ثالثًا، جودة التوظيف بعد 90 يومًا، وهو المقياس الوحيد الذي يغلق الحلقة حول ما إذا كانت معايير الفحص تتنبأ بالنجاح. لا تتبع معظم الشركات الناشئة أيًا من هذه. تشير أبحاث القياس لعام 2025 من SHRM إلى أن حوالي 20% فقط من المنظمات تتبع جودة التوظيف رسميًا. إذا كنت تتبع حتى واحدًا من هذه الثلاثة، فأنت متقدم على 80% من الفرق.
خمسة خطوات عملية للمؤسس الذي يقوم بذلك الشهر المقبل
إذا كنت مؤسسًا تقرأ هذا ولديك دور مفتوح اليوم، إليك الترتيب. لا تحاول القيام بكل ذلك دفعة واحدة. كل خطوة تستغرق من 30 إلى 90 دقيقة وتنتج شيئًا يمكنك الاستمرار في استخدامه.
- اكتب تعريفًا لدور من صفحة واحدة. النتيجة، ثلاثة معايير يجب أن تكون صحيحة، اثنان من المستبعدين. أريها لموظف حالي واحد يشبه عمله الدور. قم بتحسينها.
- حدد الأنبوب. خمس مراحل هو افتراض جيد: جديد، تم فحصه، مكالمة هاتفية، في الموقع، عرض. عيّن مالكًا لكل مرحلة. ضع وقتًا مستهدفًا. أضفه إلى نظام تتبع الطلبات حتى يتدفق كل مرشح عبر نفس المسار.
- قم بإنشاء بطاقة تقييم. نفس 4 إلى 6 سمات يتم تقييمها في كل مقابلة، مقياس 1-5، تعليق مكتوب إلزامي. اجعل المتوسط مرئيًا للمحاور التالي فقط بعد تقديم تقييمهم، لتقليل تحيّز التثبيت.
- حدد مستوى التوظيف مسبقًا. حدد قبل المكالمة الهاتفية الأولى ماذا تعني "نعم قوية" وما هو الحد الأدنى للتقييم المركب للحصول على عرض. اضبط عن طريق إجراء 3 جلسات معايرة مع فريقك الحالي.
- تتبع ثلاثة مقاييس. معدل التحويل بحسب المرحلة، الوقت في المرحلة، الاحتفاظ بعد 90 يومًا. راجع شهريًا. قم بإنهاء المراحل التي لا تتنبأ بالنتائج.
أين يخطئ معظم المؤسسين
أسوأ وضع شائع هو التعامل مع النظام كثقل بدلاً من كونه قوة. المؤسسون الذين يعتقدون "سنقوم بتحسين التوظيف لاحقًا" ينتهي بهم الأمر بعمل كل توظيف بشكل منفصل، مما يكلفهم 3-4 مرات الوقت عبر 10 توظيفات. يدفع النظام ثمنه في التوظيف رقم 5.