Modèle de recrutement
Modèle de lettre d'offre pour startup avec équité
Une lettre d'offre propre, favorable aux fondateurs, que vous pouvez copier, plus un guide en anglais simple sur la section équité : ce qu'il faut inclure dans la lettre, ce qu'il faut garder dans un document de subvention séparé, et les détails d'acquisition et fiscaux qui posent problème aux équipes. Conçu pour les startups qui font des premières embauches sans équipe juridique disponible.
Ce modèle est un point de départ, pas un conseil juridique. Les termes d'équité et d'emploi ont un poids juridique et fiscal réel. Faites examiner votre version par un avocat avant de l'envoyer, en particulier le langage sur l'équité.
Ce qui doit figurer dans la lettre, et ce qui ne doit pas
L'erreur la plus courante que commettent les fondateurs est d'écrire des termes d'équité contraignants dans la lettre d'offre elle-même. Gardez la lettre d'offre courte et chaleureuse. Mettez les détails d'équité juridiquement contraignants dans le contrat d'options d'achat d'actions ou l'accord d'actions restreintes que le conseil approuve séparément.
La lettre d'offre devrait résumer l'équité afin que le candidat comprenne l'accord : le nombre d'actions ou d'options, le type, le calendrier d'acquisition et une référence aux documents de subvention formels. Il doit être clair que la subvention réelle est soumise à l'approbation du conseil et aux documents du plan. Cette seule ligne vous protège si le nombre change ou si le conseil n'a pas encore approuvé le pool.
Les termes d'équité que vous devriez comprendre en premier
- Options vs RSUs. Les startups en phase de démarrage accordent presque toujours des options d'achat d'actions (généralement des ISOs pour les employés), et non des RSUs. Les options donnent le droit d'acheter des actions plus tard à un prix d'exercice fixe. Les RSUs sont plus courantes dans les entreprises plus grandes et à un stade plus avancé.
- Prix d'exercice et 409A. Le prix d'exercice est fixé par une évaluation 409A indépendante. Accorder en dessous de la juste valeur marchande crée des problèmes fiscaux, donc utilisez une 409A actuelle (rafraîchissez-la après chaque tour de financement ou au moins annuellement).
- Calendrier d'acquisition. La norme est de quatre ans avec une période de carence d'un an. Rien n'est acquis la première année ; à la date de votre première année, 25 % sont acquis d'un coup, puis le reste est acquis mensuellement sur les trois années suivantes. La période de carence vous protège contre un employé à court terme qui s'en va avec des actions.
- Nombre d'actions, pas juste un pourcentage. Indiquez le nombre d'actions et, de préférence, le pourcentage entièrement dilué au moment de l'offre. Les pourcentages fluctuent au fur et à mesure que vous levez des fonds, donc le nombre d'actions est le chiffre ferme.
- Accélération. Les embauches senior négocient parfois une accélération de déclenchement simple ou double lors d'une vente. Déterminez votre politique avant de faire une offre, et conservez le détail dans l'accord de subvention.
Le modèle
Copiez cela, remplacez les champs entre crochets, et envoyez-le sous forme de PDF sur papier à en-tête de l'entreprise. Le paragraphe sur l'équité est rédigé pour résumer sans trop promettre.
[Nom de l'entreprise]
[Adresse de l'entreprise]
[Date]
Cher/Chère [Nom du candidat],
Nous sommes ravis de vous offrir le poste de [Titre du poste] chez [Nom de l'entreprise]. Nous pensons que vous ferez un excellent travail ici, et nous sommes heureux que vous envisagiez de nous rejoindre.
Rôle. Vous rapporterez à [Nom du responsable, Titre]. Votre date de début sera le [Date de début], en travaillant [temps plein / temps partiel] depuis [emplacement / à distance].
Rémunération en espèces. Votre salaire de départ sera de [$Montant] par an, payé [deux fois par mois] conformément à notre calendrier de paie standard, moins les retenues applicables.
Équité. Sous réserve de l'approbation de notre Conseil d'administration, nous recommanderons une attribution de [Nombre] options d'achat d'actions, représentant environ [X]% de l'entreprise sur une base entièrement diluée à la date de cette lettre. Les options seront soumises à un calendrier d'acquisition de quatre ans avec une période de carence d'un an : 25 % sont acquis lors de votre premier anniversaire, et le reste est acquis en versements mensuels égaux sur les 36 mois suivants. Le prix d'exercice sera la juste valeur marchande à la date de la subvention, telle que déterminée par le Conseil. La subvention est régie par le plan d'incitation en actions de l'entreprise et votre accord de subvention individuel, qui prévaudra en cas de conflit avec ce résumé.
Avantages. Vous serez éligible à [assurance santé, [N] jours de congé payé, et d'autres avantages] aux mêmes conditions que nos autres employés, que nous pouvons modifier de temps à autre.
Emploi à volonté. L'emploi chez [Nom de l'entreprise] est à volonté, ce qui signifie que vous ou l'entreprise pouvez mettre fin à la relation à tout moment, avec ou sans motif ni préavis. Cette lettre n'est pas un contrat pour une durée fixe.
Conditions. Cette offre est conditionnée par votre éligibilité à travailler en [pays] et par la signature de notre accord standard de confidentialité et de cession d'inventions.
Pour accepter, veuillez signer ci-dessous et retourner cette lettre d'ici [Date d'expiration de l'offre]. Nous sommes impatients de travailler avec vous.
Cordialement,
[Nom du fondateur]
[Titre], [Nom de l'entreprise]
[Nom du candidat]
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Cinq erreurs à éviter
- Promettre une équité exacte avant l'approbation du conseil. Toujours présenter la subvention comme une recommandation soumise au conseil. Utilisez « nous recommanderons », pas « vous recevrez ».
- Citer un prix d'exercice désuet. Si votre 409A est ancien, rafraîchissez-la avant de faire la subvention. Un prix d'exercice inférieur à la juste valeur marchande peut entraîner des pénalités fiscales pour l'employé en vertu de l'article 409A.
- Donner un pourcentage sans nombre d'actions. Les pourcentages diminuent à chaque levée. Indiquez le nombre d'actions par écrit pour éviter tout litige ultérieur.
- Enterrer l'acquisition dans des petits caractères. Les candidats qui ne comprennent pas l'acquisition se sentent trompés lorsqu'ils partent tôt. Indiquez clairement le calendrier d'acquisition de quatre ans avec une période de carence d'un an.
- Oublier la cession de propriété intellectuelle. L'offre doit être conditionnée à la signature de votre accord de confidentialité et de cession d'inventions. Sans cela, la propriété des produits du travail est floue.
Gardez les offres et les candidats au même endroit
Une offre est la dernière étape d'un processus d'embauche, pas un document autonome. CurriculoATS classe les candidats sur de véritables résultats, les revenus qu'ils ont générés et les systèmes qu'ils ont livrés, donc au moment où vous rédigez une offre, vous savez déjà pourquoi cette personne est la bonne recrue. Le plan Starter gratuit couvre les annonces d'emploi illimitées et 1 000 candidats classés par Impact Score, avec des pipelines avancés et la collaboration d'équipe incluses. Pro est à 50 $ par mois en tarif précoce, moitié prix par rapport au prix régulier de 100 $, avec des emplois illimités et sans frais par siège.
Questions fréquentes
Les termes d'équité doivent-ils figurer dans la lettre d'offre ou dans un document séparé ?
Résumez l'équité dans la lettre d'offre afin que le candidat comprenne l'accord, mais gardez les termes contraignants dans l'accord de subvention approuvé par le conseil et le plan d'équité. Indiquez que la subvention est soumise à l'approbation du conseil et que les documents du plan contrôlent. Cela vous protège si le nombre ou le moment changent.
Quel est un calendrier d'acquisition standard pour une startup ?
Quatre ans avec une période de carence d'un an. Rien n'est acquis la première année, puis 25 % sont acquis à la première date anniversaire, et les 75 % restants sont acquis en versements mensuels égaux au cours des trois années suivantes. La période de carence protège l'entreprise d'un employé à court terme gardant des actions.
Devrais-je indiquer une valeur en dollars pour l'équité ?
Soyez prudent. Vous pouvez indiquer le nombre d'actions, le type d'option, le prix d'exercice et le pourcentage entièrement dilué à la date de l'offre. Évitez de projeter une future valeur dollar, ce qui peut être interprété comme une promesse. Si vous modélisez un résultat, étiquetez-le clairement comme une illustration, pas comme une garantie.
Qu'est-ce qu'une évaluation 409A et pourquoi est-ce important ?
Une 409A est une évaluation indépendante de la juste valeur marchande de vos actions ordinaires. Elle fixe le prix d'exercice des options. Accorder en dessous de cette valeur peut créer des pénalités fiscales pour l'employé, donc utilisez une 409A actuelle et rafraîchissez-la après chaque tour de financement ou au moins une fois par an.
Puis-je envoyer l'offre par e-mail plutôt que par lettre ?
Vous pouvez, et de nombreuses startups le font, mais mettez-la dans un PDF propre sur papier à en-tête avec une ligne de signature. Cela semble plus sérieux, c'est plus facile à stocker avec le dossier du candidat, et cela réduit la confusion sur ce qui a réellement été offert.
Ai-je besoin d'une clause d'emploi à volonté ?
Aux États-Unis, oui, dans presque tous les cas. La clause à volonté précise que la lettre n'est pas un contrat à durée fixe. Gardez le langage clair et cohérent dans toutes vos offres, et confirmez le libellé avec un conseiller pour votre État.